Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się nad integracją ważnych informacji w swoich kampaniach marketingowych? Czy zdecydowałeś się na skuteczne strategie komunikacyjne, aby zaangażować swoich uczestników? Od hashtagów po eventy, komunikaty o wydarzeniach i ich powiązanie z planem marketingowym mogą oznaczać wszystko, jeśli chodzi o sukces imprezy.

Przed Twoim wydarzeniem

Na twój harmonogram marketingowy i harmonogram komunikacji będą miały wpływ terminy sprzedaży biletów, podpisywanie umów z mówcami i / lub decydowanie o programach wydarzeń. Oto kilka ogólnych reguł na osi czasu, których należy przestrzegać podczas planowania strategii komunikacyjnej, które potwierdzi właściwie każda agencja eventowa Łódź:

Do 12 tygodni (przynajmniej) przed wydarzeniem, będziesz chciał ogłosić wydarzenie.
Spędź kolejne 10 tygodni (lub więcej), wykonując kampanię marketingową i pracując nad strategią przekazywania niezbędnych informacji. Pamiętaj, że nie będziesz znać wszystkich tych informacji naraz; przyjdą do ciebie stopniowo, a będziesz chciał być strategiczny, kiedy go zwolnisz.
Będziesz musiał informować pozostałe zespoły organizacyjne o swojej strategii komunikacji, aby mogły wysyłać Ci informacje, których nie udostępniłeś w inny sposób.

W tygodniu wydarzenia przekazuj wszelkie istotne informacje i udostępniaj je bezpośrednio uczestnikom.

Ważne informacje do komunikacji

Przekazywanie następujących informacji w tej kolejności pomoże zapobiec przykrym niespodziankom zarówno dla zespołu, jak i uczestników:

Nazwy mówców / gospodarzy: ponieważ twoi mówcy i gospodarze są ogromną częścią tego, co przyciąga uczestników do twojego wydarzenia, będziesz chciał zacząć wprowadzać informacje o tym na wczesnym etapie komunikacji. Uwzględnij zdjęcia i krótkie biuletyny wprowadzające. Możesz także rozważyć udostępnienie slajdów prezentacji lub niezbędnych materiałów informacyjnych.

Harmonogram wydarzeń i aktywność: uczestnicy będą musieli znać harmonogram wydarzeń przed planowaniem swoich wydarzeń i jak najlepiej wykorzystać ten dzień, co jest szczególnie ważne podczas konferencji z wieloma sesjami.

Kanały komunikacji i niezbędne pliki do pobrania: musisz zdecydować, które kanały komunikacji będą używane, aby powiadamiać uczestników i nawiązać z nimi kontakt. Może to być:

• aplikacja zdarzenia,
• media społecznościowe,
• strona wydarzenia,
• e-maile.

Uwzględniając dane demograficzne uczestników, wybierz skuteczne i pozwól uczestnikom wiedzieć, jak uzyskać do nich dostęp. Jeśli organizujesz wydarzenia biznesowe, korzystanie z mobilnej aplikacji wydarzeń jest obecnie modne. Na przykład aplikacja jest doskonałym narzędziem do przekazywania ważnych informacji, takich jak porządek obrad, wskazówki i logistyka, sponsorzy, slajdy, ankiety / sondowania itp., a także media społecznościowe.

Teraz już wiesz, co komunikować i kiedy. Umiejętność skutecznego przekazywania tych informacji jest jednak znacznie ważniejsza. Poza ogłaszaniem informacji, należy zaangażować uczestników i zaangażować ich w swoje wydarzenie w jak największym stopniu.

 Szukasz agencji eventowej w Łodzi? Sprawdź https://pure-pleasure.pl/