Akta pracownicze są wartością dla menedżerów, gdyż skupiają w sobie zbiór dokumentów, które pomagają efektywnie zarządzać personelem w firmie.

Dokumentacja pracowników pomaga w wyszukiwaniu informacji i upraszcza szereg zadań związanych z zarządzaniem personelem. Pozwalają między innymi śledzić postępy pracowników i konsolidować informacje na ich temat.

Po co przechowywać dokumentację pracowniczą?

Chociaż nie jest to obowiązkowe, prowadzenie rejestru każdego pracownika jest bardzo przydatne i ułatwia wyszukiwanie informacji. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej usprawnia niektóre zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, a jednocześnie zapewnia pracownikom dostęp do odpowiednich informacji. Na przykład pracownik może poprosić o zapoznanie się z wcześniejszą oceną lub zapisem swoich nieobecności – i ma do tego prawo, a gdy wszystko jest odpowiednio uszeregowane przez bindownice kanałowe staje się to o niebo łatwiejsze.

Dokumentacja pracownika jest przydatna na kilku etapach:

Podczas onboardingu: Pozwala lepiej poznać nowych pracowników podczas onboardingu, czyli podczas ich powitania i integracji.

Podczas offboardingu: Kiedy pracownik odchodzi z firmy, czyli w trakcie offboardingu, w aktach pracowniczych można znaleźć kluczowe informacje, takie jak data zatrudnienia i czas spędzony w firmie, szczegółowe klauzule umowy o pracę, wynagrodzenie, itp.

Podczas ocen wyników: Dokumentacja pracownika ułatwia sprawdzenie, jak poprawiła się wydajność pracownika i uzyskanie z lotu ptaka tego, co osiągnął od czasu ostatniej oceny wyników.

W przypadku przyznania podwyżki: Dokumentacja pracownika pomaga w przeglądzie podwyżek w świetle ostatnich zmian wynagrodzenia pracownika.

Wybierając szkolenie: W kartotece pracownika widoczne są szkolenia, które dany pracownik ukończył do chwili obecnej.

Standaryzacja dokumentacji pracowniczej

Tworzenie i śledzenie dokumentacji pracowniczej nie musi być skomplikowane, jeśli w Twojej firmie wszystko jest usystematyzowane i ujednolicone.Kluczem jest ustalenie, jakie informacje znajdują się w aktach pracowniczych oraz kolejność, w jakiej informacje są ułożone. Dzięki temu każdy, kto przegląda dokumentację pracownika, wie, jakich treści może się spodziewać i gdzie znaleźć informacje, których szuka.

Śledzenie i aktualizowanie dokumentacji pracowniczej

Koniecznie utwórz dokumentację w momencie zatrudnienia i przechowuj ją przez dłuższy czas, w przeciwnym razie niektóre informacje z pewnością zostaną pominięte. Gdy tylko nastąpi nieobecność, ocena lub zmiana harmonogramu/wynagrodzenia, informacja ta musi zostać automatycznie wpisana do rejestru.

Najlepiej jest także mieć osobny rejestr pracowników dla każdego pracownika, aby uniknąć niekompletnych plików lub rozbieżności pomiędzy działami. Na przykład nie twórz rekordu dla pracownika w swoim dziale, jeśli dział kadr już to zrobił.

Akta osobowe również wymagają poufności, ponieważ zawierają pewne wrażliwe informacje, których nie należy ujawniać opinii publicznej. Ogranicz dostęp do akt pracowniczych do tych osób, które naprawdę ich potrzebują.