W jaki sposób i czy w ogóle niszczyć dokumenty państwowe?

home-office-paper-shredder

W Polsce można mówić o pewnego rodzaju kulturze dokumentowania wszystkiego co istotne. Każda instytucja posiada ogromne liczby teczek i segregatorów, w których znajdują się (mniej lub bardziej) potrzebne kartki z danymi i informacjami. Do każdej sprawy, decyzji czy polecenia tworzony jest nowy dokument, który ma na celu udokumentować daną kwestię. Co należy uczynić, kiedy wszystkie te dokumenty, okażą się być już nie potrzebne? W jaki sposób się ich pozbyć, bez narażania danej instytucji czy przedsiębiorstwa na niebezpieczeństwo?

Co trzeba zrobić gdy to co chcemy zniszczyć zawiera dane wrażliwe?

Przede wszystkim należy zastanowić się nad tym, czy dany dokument należy faktycznie zniszczyć, pozbyć się go. Po głębszym zastanowieniu może okazać się, iż zawarte w nim informacje mogą być potencjalnie potrzebne. Jeśli pomimo zastanowienia się, dokument okazuje się być już nie potrzebny, trzeba zadbać o to w jaki sposób będzie zniszczony.
W przypadku gdy informacje w nim zawarte nie są bardzo ważne, nieostrożność może nie wpłynąć na bezpieczeństwo instytucji. Jak wiadomo, w wielu państwowych placówkach dokumenty zawierają dane osobowe lub szczegóły, które mogą narazić również osoby postronne. Warto więc zadbać o to aby rozwiązanie tej kwestii było skuteczne.

Firmy zewnętrzne

Pierwszym rozwiązaniem może być przekazanie zadania utylizacji dokumentów firmom, które się w tym specjalizują. Skorzystanie z takiej usługi to pewność szybkiej realizacji, która zaoszczędzi czasu spędzonego przy niszczarce dokumentów. Takie rozwiązanie jest dobre tylko w przypadku mało istotnych dokumentów, których ewentualne nie zniszczenie nie wpłynie na bezpieczeństwo instytucji i nie narazi jej na zagrożenie. W przypadku dokumentów niejawnych czy zawierających dane wrażliwe istnieją zapisy w ustawach, które w sposób szczegółowy porządkują i opisują sposób działania w takich przypadkach. Dokumenty ważne muszą mieć ograniczony kontakt z osobami trzecimi, nawet jeśli już od dawna nie są istotne czy aktualne.

Czy wszystkie dokumenty należy niszczyć?

Wśród pracowników instytucji państwowych, często pojawia się zapytanie czy w ogóle powinno pozbywać się dokumentów zawierających informacje o dużym znaczeniu? Czy dokumenty rangi państwowej, w ogóle powinno się niszczyć? Na to pytanie trudno jest odpowiedzieć jednoznacznie. Niektórzy twierdzą, iż “lepiej dmuchać na zimne” i warto takie dokumenty przechowywać bo nie wiadomo co będzie potrzebne w przyszłości. Inni proponują digitalizację takich dokumentów, jeśli przeszkodą w ich przechowywaniu jest ich obszerność. To rozwiązanie, choć wygodne, niesie ze sobą ogrom niebezpieczeństw, które pomimo powstawania co raz lepszych zabezpieczeń komputerów i Sieci, są widoczne na każdym kroku. Ataki hakerskie na państwowe, a także na prywatne instytucje są w dzisiejszych czasach normą. Kolejnym rozwiązaniem zamiast niszczenia dokumentów państwowych może być przekazanie ich do archiwów, które przechowają te dokumenty przez dłuższy czas. Dana instytucja będzie miała pewność, iż informacje zawarte w przekazywanych dokumentach nie dostaną się w niepowołane ręce.

Oprócz wyżej opisanych możliwości, z pewnością istnieje więcej rozwiązań które mogą wykorzystać instytucje państwowe po to aby zniszczyć dokumentów. Jednak są to już czynności wynikające bezpośrednio z ustaw i dyrektyw, które szefowie takich instytucji znają i zapewne praktykują. Warto jednak wiedzieć, że istnieje kilka rozwiązań, a czasami może okazać się, iż dokumentów nie trzeba wcale niszczyć, ponieważ w przyszłości mogą okazać się wartościowe.

Informacje zebrano na podstawie materiałów zebranych w firmie https://kataga.pl/ – zaopatrującej kancelarie adwokackie w materiały biurowe

1 komentarz do “W jaki sposób i czy w ogóle niszczyć dokumenty państwowe?

  1. Ryszka
    2 kwietnia 2019 at 12:12

    Czy szkolenie z rodo faktycznie jest konieczne w każdej firmie i czy rzeczywiście nowe zasady ochrony danych są tak mocno przestrzegane? Przyznam szczerze, że w mojej firmie w tej kwestii nie zmieniłem nic od wejścia w życie nowych przepisów i widzę, że wiele firm też nie zwraca za bardzo uwagi na RODO. Zastanawiam się, czy w ogóle jest sens ruszać ten temat i robić szkolenie, skoro póki co nikt nie ponosi konsekwencji za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Odpowiedz na „RyszkaAnuluj pisanie odpowiedzi

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *