Każda firma, której zależy na długofalowym rozwoju i poszerzaniu rynków zbytu, musi działać nie tylko w swojej siedzibie, ale również w wielu innych regionach. Pracownicy są więc niejako zmuszeni do wyjazdów służbowych odbywających się w różnych częściach kraju. Delegacje związane są zwykle ze zdobywaniem nowych klientów, spotykaniem się z potencjalnymi kontrahentami czy też udziałem w eventach, spotkaniach branżowych, targach i wystawach.
Koszty wyjazdów służbowych leżą przede wszystkim po stronie pracodawcy, gdyż są związane z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Pracownicy, którzy pracują w delegacjach nie mają obowiązku pokrywania żadnych firmowych wydatków z własnej kieszeni. To pracodawca powinien pokryć koszty dojazdu, zakwaterowania, wyżywienia, a także wszystkie koszty związane ze spotkaniami z klientami czy kontrahentami. Jeśli firma nie pokrywa takich wydatków, pracownik ma prawo odmówić wyjazdu.
Wyjazdy niekoniecznie w celach zawodowych
W wielu firmach na porządku dziennym są również wyjazdy integracyjne, szkoleniowe czy związane z podnoszeniem kompetencji i kwalifikacji pracowników. Takie wyjazdy również związane są z działalnością firmy, pracodawca musi więc pokrywać ich koszty. Nie można zmuszać pracowników do pokrywania wydatków związanych z czymś, co jest niezależne od nich. Jeśli więc na wyjazd integracyjny są zaproszeni wszyscy pracownicy, to firma musi pokryć wszystkie koszty. Choć wydatki związane z różnymi wyjazdami są często dosyć spore, nie warto z nich rezygnować i dobrze jest je potraktować po prostu jako inwestycję w rozwój firmy. Jeśli przedsiębiorstwo w imię oszczędności rezygnuje z wysyłania pracowników na targi, szkolenia czy inne spotkania branżowe, może to się odbić w postaci słabego rozwoju firmy.
Dobre planowanie to podstawa
Jeśli firma często wysyła swoich pracowników na szkolenia czy w służbowe podróże, warto z odpowiednim wyprzedzeniem planować wszystkie sprawy organizacyjne, między innymi dojazdy, zakwaterowanie oraz wyżywienie. Dzięki temu pracownicy na wyjeździe będą mogli w stu procentach skupić się na celu wyjazdu, zamiast martwić się kwestiami organizacyjnymi. Przed wyjazdem trzeba zadbać przede wszystkim o noclegi, które powinny być wygodne, komfortowe i dopasowane do indywidualnych potrzeb. Jeśli pracownicy wybierają się na południe Polski, dobrym rozwiązaniem będzie hotel w Wiśle lub obiekty położone w innych turystycznych miejscowościach. Baza noclegowa w takich miastach jest zwykle bardzo rozbudowana, można więc bez problemu znaleźć taki obiekt, który będzie spełniał wszystkie oczekiwania. Planując wyjazdy służbowe warto brać pod uwagę te obiekty, które są nastawione nie tylko na klientów przyjeżdżających w celach turystycznych, ale również biznesowych. W takich hotelach znajdziemy między innymi sale konferencyjne czy mniejsze pomieszczenia, które są doskonale wyposażone w sprzęty niezbędne do przeprowadzenia spotkań biznesowych czy szkoleń dla pracowników.