Problem niedopasowania pracowników do profilu stanowiska występuje w Polsce bardzo powszechnie. Traci na tym zarówno firma, w której nie korzysta się z potencjału personelu, jak i pracownicy. Dla nich może to być powód do frustracji i zmiany zatrudnienia. Z badań wynika, że 42 proc. pracujących osób uważa się za źle dopasowanych do stanowiska.

Pracownicy są jak kawałki puzzli. Można wciskać na siłę poszczególne elementy i niektóre prawdopodobnie będą do siebie pasować, ale szybko okaże się, że układanka się rozlatuje i nie da się jej ułożyć. Zamiast narażać przedsiębiorstwo na wysoką fluktuację pracowników, problemy ze znalezieniem odpowiednich kandydatów i zespoły poskładane z przypadkowych osób, lepiej skorzystać z profesjonalnych narzędzi HR. Obrazek z pudełka na puzzlach podpowiada jak je ułożyć, tak samo opisy stanowisk pracy pozwala trafnie dopasować pracowników do kompetencji wymaganych na danej posadzie.

Niewykorzystany potencjał

Według badania Work Monitor przeprowadzonego przez Randstad na grupie 400 pracowników w sumie 42 proc. respondentów twierdzi, że wykonuje swoje obowiązki zawodowe poniżej lub powyżej swoich kwalifikacji. 32 proc. pracowników uznało, że mogłoby wykonywać trudniejsze zadania, natomiast co dziesiąty badany przyznaje, że nie ma wystarczających kompetencji. Więcej niż połowa badanych (55 proc.) zauważa w swoich firmach problem niedopasowania do stanowiska wśród swoich współpracowników. Kiedy umiejętności pracownika są zbyt wysokie w porównaniu z wymaganymi, firma nie wykorzystuje w pełni jego potencjału. Taka osoba z nadwyżką kompetencji otrzymuje niższe wynagrodzenie, nie ma poczucia samorealizacji i satysfakcji zawodowej. Natomiast zatrudnieni wykonujący pracę powyżej swoich kompetencji mogą odczuwać dużą presję i stres. W każdej sytuacji spada efektywność pracy, motywacja, a pracodawca boryka się z częstą rotacją pracowników. Jak temu zaradzić?

Uporządkowana firma

Współczesny HR wypracował metody, które pozwalają dobrać pracowników pod kątem wymaganych kwalifikacji, struktury organizacji czy kultury korporacyjnej. Opisy stanowisk pracy pozwalają na:

“Usystematyzowanie kluczowych zadań i obowiązków oraz odpowiedzialności i uprawnień na konkretnych stanowiskach pracy” (Źródło: agencja doradztwa personalnego Advisory Group TEST Human Resources).

W kompetencyjnych opisach stanowisk pracy powinny znaleźć się takie informacje jak nazwa posady oraz miejsce w strukturze organizacji, podległość, nazwa komórki, pionu, działu etc. Kolejne dane dotyczą celu i obowiązków, czyli zadań, czynności, a także odpowiedzialności i uprawnień na danym stanowisku. Na dalszym etapie definiuje się wymagane kompetencje (faktyczne umiejętności) oraz kwalifikacje (udokumentowane kompetencje, wykształcenie). Na końcu należy uwzględnić również ocenę stanowiska, oczekiwania biznesowe, wyniki. Profesjonalnie stworzony opis stanowiska pracy pozwala podjąć następne działania HR oraz bardzo ułatwia podejmowanie strategicznych decyzji.

Do czego przydaje się opis stanowiska?

Jest to podstawowe narzędzie HR wykorzystywane w wielu innych obszarach zarządzania ludźmi. Advisory Group TEST Human Resources, firma konsultingowa z dużym doświadczeniem w tym obszarze podpowiada, dlaczego jest to tak istotne narzędzie HR.

• Rekrutacja pracowników

Korzyści z opracowania profilów stanowisk można odczuć już podczas redagowania zwykłego ogłoszenia o pracę. Opisy przydają się również podczas selekcji kandydatów. Dzięki temu pracowników da się skutecznie dopasować do stanowiska już na etapie wczesnej rekrutacji.

• Ścieżki kariery

Niezmiernie istotnym obszarem jest także rozwój pracowników. Dzięki opisom stanowisk można zaplanować ścieżki kariery i rozwoju personelu, podjąć decyzje o awansie lub wyższym wynagrodzeniu. Opisy ułatwiają także dobór szkoleń, by odpowiadały potrzebom firmy oraz usuwały rozbieżności między wymaganiami stanowiska a kompetencjami pracownika.

• Ocena okresowa

Opis stanowiska jest niezbędny podczas oceniania pracowników. Bez charakterystyki wymagań, obowiązków i celu stanowiska trudno wyznaczyć sukcesy i porażki czy zmierzyć efektywność pracownika. Jest to także konieczne narzędzie do wartościowania stanowisk pracy i tworzenia modeli kompetencyjnych.

Stworzenie opisów stanowisk pracy jest niezmiernie istotnym, podstawowym działaniem w zarządzaniu dużą organizacją. Warto zaznaczyć, że za każdym razem opisy powinny być opracowywane indywidualnie z uwzględnieniem struktury danego przedsiębiorstwa. Nie ma gotowych szablonów, które wystarczy wdrożyć. Opisy powinny być także okresowo aktualizowane i opracowywane po zmianach organizacyjnych, przejęciach, fuzjach itp. Im dokładniejszy opis stanowiska, tym większa pewność dobrego dopasowania pracowników.