Biuro księgowe, aspekty prawne

doradcap

Założenie i prowadzenie biura księgowego to proces, który wiąże się z wieloma prawnymi uwarunkowaniami. Dzięki niemu klienci mogą mieć pewność, że swoje finanse i księgowość powierzają osobom spełniającym określone wymagania i przygotowanym do swojej pracy.

Od 2008 roku podstawowym wyznacznikiem dotyczącym zasad funkcjonowania biur rachunkowych jest ustawa o rachunkowości, a dokładnie rozdział 8a „Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych”.

Kto może założyć biuro księgowe?

Biuro rachunkowe może założyć osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie była karana za określone przestępstwa. Konieczne jest również zawarcie umowy ubezpieczenia OC, które obejmuje szkody wyrządzone w wyniku prowadzonej działalności i jest ważnym zabezpieczeniem dla klientów biura. Minimalna suma gwarancyjna jest w tym przypadku uzależniona od zakresu działalności podmiotu ubezpieczonego.

Przepisy w kwestii tworzenia biur księgowych uległy złagodzeniu, wcześniej wymagane było również posiadanie przez właściciela wyższego wykształcenia specjalistycznego oraz zdanie egzaminu państwowego. Pomimo zniesienia tych obowiązków biura starają się zatrudniać najlepiej wykwalifikowanych specjalistów i potwierdzać ich kompetencje – służą temu na przykład certyfikaty eksperta usług księgowych wydawane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Jego uzyskanie wiąże się z obowiązkiem ciągłego doskonalenia zawodowego poprzez uczestnictwo w organizowanych przez Stowarzyszenie kursach.

Biuro księgowe jako działalności gospodarcza

Działalność gospodarczą obejmującą usługi księgowe mogą prowadzić osoby fizyczne uprawnione do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz osoby, które jedynie zatrudniają pracowników o takich kwalifikacjach.

Założenie biura księgowego musi poprzedzać spełnienie wszystkich wymaganych prawnie warunków otwarcia działalności gospodarczej. Konieczne jest zatem uzyskanie numeru REGON, czyli dokonanie wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, następnie zgłoszenie się do Urzędu Skarbowego, gdzie nadany zostanie numer NIP i właściciel biura dokona wyboru formy opodatkowania. Ostatni urząd, do którego zgłasza się rozpoczęcie działalności, to ZUS, ponieważ przedsiębiorca staje się płatnikiem składek ubezpieczeniowych dla siebie i swoich pracowników.

Umowa pomiędzy biurem księgowym a klientem

Biuro rachunkowe podejmuje wszystkie czynności związane z prowadzeniem księgowości i przygotowywaniem dokumentacji finansowej na podstawie indywidualnej umowy z klientem. Firmy decydujące się skorzystać z pomocy muszą jednak pamiętać, że ten fakt nie zwalnia ich z konieczności nadzoru nad sprawozdaniami finansowymi oraz wykonywania innych określonych w ustawie obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości. Zainteresowanie sposobem prowadzenia księgowości przez zewnętrzną firmę leży przede wszystkim w interesie przedsiębiorcy i pozwoli na szybką reakcję w razie jakichkolwiek problemów. Podpisywana z biurem księgowym umowa reguluje zakres wykonywanych przez niego usług, korzystanie z pomocy nie musi być zatem równoznaczne z powierzeniem wszystkich obowiązków księgowych i rachunkowych. Warto zadbać o jak najbardziej precyzyjne określenie zasad współpracy, pozwoli to na ustalenie zakresu odpowiedzialności biura za świadczone usługi, co jest szczególnie istotne w sytuacjach spornych.

Dobrze skonstruowana umowa określa również wysokość wynagrodzenia przysługującego za wykonanie usług, wzajemne prawa i obowiązki stron podpisujących dokument, tryb zmiany zasad współpracy oraz sposób i termin jej zakończenia. Biura rachunkowe najczęściej korzystają z opracowanych przez siebie wzorów umów, jeśli jednak zawarte w nim punkty nie odpowiadają naszym oczekiwaniom, warto zadbać o uszczegółowienie. Firmy profesjonalne i rzetelnie wypełniające swoje obowiązki na pewno będą starały się wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów i dokładnie określić interesujące ich warunki.

Odpowiedzialność biura księgowego

Na osobach zajmujących się prowadzeniem ksiąg rachunkowych spoczywa duża odpowiedzialność, z którą wiążą się ewentualne sankcje. Ustawa o rachunkowości przewiduje zarówno odpowiedzialność karną za określone czyny, jak również utratę uprawnień do prowadzenia działalności związanej z księgowością.

Także samo biuro może utracić uprawnienia do dalszego prowadzenia działalności w przypadku gdy wykonuje swoją pracę bez stosownych uprawnień lub nie zawarto w odpowiednim czasie umowy ubezpieczenia OC.

rasiras.pl grafika

1 komentarz do “Biuro księgowe, aspekty prawne

  1. LidiaMaćko
    20 października 2016 at 11:45

    Zamierzam otworzyć własne biuro księgowe. Zastanawiam się nad ofertą http://pointoffice.pl/wirtualne-biuro-krakow. Jak sądzicie? Czy takie wirtualne biuro będzie dobrze odbierane przez klientów?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *