Wyposażenie biura to spory wydatek dla firmy, szczególnie niewielkiej lub takiej, która dopiero zaczyna swoją działalność na rynku. Zanim zakupimy konkretne sprzęty, warto sprawdzić, jak wyglądają kwestie podatkowe i wrzucania zakupów w koszty. Dzięki temu możemy mieć urządzenia w cenach realnie dużo niższych niż rynkowe.
W koszty prowadzenia działalności możemy wrzucić wszystko, co jest związane z prowadzeniem firmy. Nie ma więc problemu z wrzuceniem w koszty zakupu drukarek, sprzętu komputerowego, skanerów, kopiarek, tabletów graficznych, niszczarek czy innych urządzeń biurowych, które są niezbędne do wykonywania codziennych obowiązków zawodowych. Oczywiście, zanim zdecydujemy się na zaksięgowanie wszystkiego na firmę, dobrze jest upewnić się, czy faktycznie możemy to zrobić i w jaki sposób to wykonać. Najlepsza opcją jest korzystanie z usług doświadczonego biura księgowego, które szybko i sprawnie zajmie się księgowaniem dokumentów.
Co się przyda w każdym biurze?
W każdym biurze, bez względu na jego wielkość czy funkcje, konieczny jest dobry sprzęt komputerowy, który będzie wyposażony w niezbędne oprogramowanie. Przydadzą się również urządzenia biurowe, bez których trudno sobie wyobrazić sprawne funkcjonowanie biura. Obowiązkowym elementem jest dobra, sprawna i wydajna drukarka, która zapewni szybkie drukowanie w dobrej jakości. Najlepszą opcją dla biura są drukarki laserowe, które drukują szybko w wersji czarno-białej. W biurze, gdzie drukuje się głównie dokumenty, nie ma większego sensu inwestowanie w drukarkę kolorową, która nie będzie na co dzień użytkowania. Drukarki laserowe drukują bardzo szybko i sprawnie, zapewniają dobrą jakość wydruku, są bezproblemowe w obsłudze i funkcjonalne. W przestrzeni biurowej bardzo dobrze sprawdzają się drukarki bezprzewodowe, które działają na wi-fi. Można je wtedy podłączyć do wszystkich komputerów działających w sieci i postawić drukarki z dala od stanowisk komputerowych. Pracownicy będą mieli bezproblemowy dostęp do drukowania, a jedna drukarka zamiast kilku pozwoli na ograniczenie kosztów.
Koszty zakupu to nie wszystko
Gdy porównujemy różne urządzenia biurowe pod względem kosztów zakupu, możemy często wyciągnąć mylne wnioski. Podczas wybierania urządzeń trzeba bowiem wziąć pod uwagę także koszty codziennej eksploatacji. W przypadku tanich urządzeń, koszty drukowania wychodzą zwykle dosyć poważne, szczególnie w warunkach biurowych, gdzie drukuje się dziesiątki tysięcy stron miesięcznie. Warto więc zwracać uwagę także na ceny tuszu i tonerów, które trzeba będzie w drukarkach wymieniać. Jeśli interesuje nas drukarka laserowa tusz może być sporym wydatkiem każdego miesiąca. Warto więc szukać urządzeń, dla których tusze i tonery są niezbyt drogie lub też dla których można kupić tańsze, ale dobrej jakości zamienniki. Jeśli kupimy najtańsze urządzenia na rynku, musimy natomiast liczyć się z tym, że koszty korzystania z nich będą dosyć wysokie.