Organizacja konferencji, spotkania biznesowego, eventu dla pracowników i wiele innych okazji, które skupiają określoną grupę osób zebraną w danym celu, wymagają znalezienia odpowiedniego miejsca dla swobodnej rozmowy czy kreatywnej, efektywnej współpracy. Lubimy wyjazdy, szkolenia, wykłady, niestety często można spotkać się z problemem wynajęcia właściwej sali. W tym tekście wyjaśniamy, na co zwracać szczególną uwagę w poszukiwaniach miejsca do wynajęcia oraz jak wybrać odpowiednie pomieszczenie w zależności od charakteru planowanego spotkania.
Jak szukać miejsca: wynajem sali we Wrocławiu
Poszukiwania miejsca na wynajem należy rozpocząć od określenia, jaki typ spotkania planujemy zorganizować. Inne sale są wymagane dla spotkania biznesowego z decydentami, inne zaś na konferencję prasową z lokalnymi dziennikarzami oraz zupełnie inne na spotkanie pracowników działu marketingowego. Miejsca zatem należy szukać poprzez filtrowanie charakteru sali czy obiektu, wielkości, położenia (pod względem komfortu dojazdu z innych miejsc), możliwości zamówienia cateringu czy pokoi sypialnych.
Poza tym, kluczową kwestią w wyborze sali jest wybranie takiej, która zmieści wszystkie osoby biorące udział w spotkaniu, szkoleniu czy konferencji. Wobec tego firmy wynajmujące obiekty z reguły dokładnie opisują, dla ilu osób przeznaczone jest dane pomieszczenie. Jedna z wrocławskich firm IdeaPlace - https://ideaprestige.eu/wynajem-sali-wroclaw/ posiada następujące warianty w swojej ofercie:
- dla 5 osób,
- do 6 osób,
- dla 12-14 osób,
- do 24 osób,
- do 30 osób.
Gdzie szukać miejsca na wynajem sali?
Wynajem sali we Wrocławiu nie jest skomplikowanym zadaniem, bowiem wybór wśród reklamujących się lokali jest niezwykle szeroki. Poza wyżej wskazanymi czynnikami warunkującymi rezerwację danej sali, należy naturalnie brać także pod uwagę cenę danego obiektu, która musi korespondować z dostępnym nam budżetem.
Najłatwiej dostępnym zbiorem ofert jest oczywiście internet. Łatwo tu przefiltrować wyszukiwania w taki sposób, by uzyskać odpowiedzi najbardziej pasujące naszemu profilowi i zakładanemu budżetowi. Warto także sugerować się opiniami osób, które dotychczas korzystały z usług danej firmy.
Charakter spotkania
Wygląd oraz funkcjonalność sali muszą odpowiadać potrzebom zebranych w niej gości. Jeśli oczekujemy osób z komputerami przenośnymi, należy znaleźć miejsce z większą liczbą gniazdek oraz zadbać o dodatkowe przedłużacze. Jeśli animator spotkania czy trener planuje specjalną grę, to warto zadbać o zarezerwowaną przestrzeń do komfortowego poruszania się uczestników. Gdy natomiast spotkanie będzie długim wykładem, należy zadbać, by siedzenia były szczególnie wygodne, a fotele wyposażone w miejsca do notowania. Każdy z tych elementów wpływa pośrednio na efektywność spotkania oraz bezpośrednio na poziom zadowolenia jego uczestników. Warto więc dobrze przeanalizować wszelkie argumenty za bądź przeciw wynajęciu danego obiektu czy pomieszczenia. To ono stanowi często gwarant owocnego spotkania.