Internet daje nam wiele możliwości wykorzystania, zarówno w codziennym, osobistym życiu, jak i w zawodowym wymiarze naszego życia. Dzięki temu część zawodowych obowiązków możemy wykonać online, co ułatwia i przyspiesza samo wykonanie zawodowych obowiązków. Tak samo rzecz się ma w przypadku organizacji wideokonferencji.

Spotkania zawodowe zostały przeniesione do sieci, dzięki czemu możliwe jest spotkanie online z pracownikami będącymi w różnych miejscach, bez konieczności organizacji noclegu czy wyżywienia dla uczestników popularnych konferencji. Jak więc to zorganizować w sieci, żeby zaoszczędzić zarówno czas jak i koszty samego spotkania?

Wykorzystanie wideokonferencji

Wideokonferencje są znakomitym odpowiednikiem tradycyjnych zawodowych spotkań. Konferencje umożliwiają spotkanie współpracowników, filii firmy znajdujących się w różnych miejscach, pracowników z przełożonym, a nawet diagnostykę i doradztwo w dziedzinie medycyny. Część z tych spotkań, ze względu na ich charakter wymagają szybkiej realizacji spotkania, dzięki czemu wideokonferencje zyskują jeszcze bardziej na popularności.

Sama organizacja konferencji w sieci nie jest trudna- potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie lub skorzystanie z usługi firmy zajmującej się organizacją wideokonferencji i podanie takich informacji, jak ilość uczestników, w tym ilość aktywnych uczestników wideokonferencji oraz ilość połączonych z konferencją punktów, co wpłynie na oszacowanie kosztów samej organizacji przedsięwzięcia.

Co będzie nam potrzebne do organizacji?

Decydując się na wideokonferencję należy posiadać salę konferencyjną- w przypadku małej ilości osób wystarczy pokój konferencyjny. Niezależnie jednak od rodzaju pomieszczenia powinno być ono wyposażone w dostęp do Internetu, a sam sprzęt powinien zawierać kamery, umożliwiające widoczność samej osoby prowadzącej konferencję, a także wgląd w dokumenty czy też notatki tworzone na bieżąco w czasie konferencji. Niezwykle ważnym aspektem samej organizacji wideokonferencji jest również odpowiednia obsługa techniczna, umożliwiająca sprawny przebieg samego spotkania oraz kontakt pomiędzy jego uczestnikami (w takich wypadkach pomocnym narzędziem może okazać się stojak do monitora).

Wady i zalety wideokonferencji

Zalety wideokonferencji sprawiają, że na wybór takiego rodzaju spotkania zawodowego decyduje się coraz większa liczba przedsiębiorców. Wideokonferencja doskonale się sprawdza w przypadku, kiedy chcemy zorganizować szybkie spotkanie ze współpracownikami, którzy znajdują się w różnych miejscach. Porównując same koszty przedsięwzięcia konferencja w sieci jest dużo tańszą alternatywą w porównaniu z tradycyjnym wymiarem konferencji.

Wideokonferencja daje również możliwość rejestracji samego spotkania, dzięki czemu można je wykorzystać w przyszłości. Warto wspomnieć również o innym aspekcie, a mianowicie podczas wideokonferencji sami jej uczestnicy posiadają często lepszy kontakt między sobą, a nie jak w przypadku tradycyjnej konferencji skupiają swoją uwagę jedynie na informacjach na rzutniku. Jeśli nie wymagamy kontaktu interpersonalnego podczas spotkania, a same przemówienia są dłuższe, to warto zorganizować tradycyjną konferencję. Jej tradycyjny wymiar pozwoli również na przyjrzenie się relacjom między współpracownikami.