Co może zrobić przedsiębiorca, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą za fakturę?

Niedokonywanie zapłaty za fakturę vat w terminie to częsty problem wielu przedsiębiorców. Istnieją sposoby, dzięki którym możemy odzyskać należność bądź też przynajmniej w części zrekompensować sobie brak płatności. Co powinien zrobić przedsiębiorca, gdy kontrahent spóźnia się z dokonaniem zapłaty za fakturę?

Windykacja miękka

Windykację, wbrew powszechnej opinii, każdy przedsiębiorca może prowadzić we własnym zakresie. Może on również zlecić to zadanie swojemu pracownikowi z działu księgowości bądź administracji. Ważne, aby działania windykacyjne zostały podjęte jak najszybciej, bowiem daje to największą szansę na odzyskanie środków finansowych. Windykacja miękka polega między innymi na:

• wykonywaniu telefonów bądź pisaniu maili przypominających do kontrahenta,
• wystawieniu monitu przypominającego,
• wysłaniu wezwania do zapłaty – warto w tym przypadku zadbać o uzyskanie potwierdzenia odbioru, bowiem pismo nieodebrane dwukrotnie automatycznie zostaje uznane za doręczone.

Aby windykacja przyniosła oczekiwane rezultaty, powinna być prowadzone regularnie, aż do momentu otrzymania zapłaty. Czasami zaległości w płatnościach nie wynikają ze złej woli kontrahenta, lecz z roztargnienia czy przeoczenia. Dlatego też warto przypomnieć mu o swojej należności.

Ulga na złe długi

Zgodnie z prawem podatkowym, przedsiębiorcy, który nie uzyskuje płatności w ciągu 90-ciu dni od momentu zapadalności faktury, przysługuje tak zwana “ulga na złe długi”. Dzięki niej mamy możliwość odzyskania zapłaconego podatku VAT – dotyczy to jednak wyłącznie podmiotów, które są czynnymi podatnikami podatku VAT. Niemniej jednak od niedawna przedsiębiorcy mają również możliwość zastosowania ulgi na złe długi w przypadku podatku dochodowego. Polega ona na obniżeniu wartości przychodów o należność, która nie wpłynęła na nasze konto. W przypadku podatku dochodowego także obowiązuje nas termin 90-ciu dni.

Skierowanie sprawy na drogę sądową

Wystawiając fakturę kontrahentowi, każdy przedsiębiorca liczy na uzyskanie płatności w terminie. Niemniej jednak w przypadku jej braku, warto w pierwszej kolejności zastosować windykację miękką. Jeśli nie przyniesie ona rezultatów, sprawę możemy skierować na drogę sądową. Z fakturą VAT, która nie została opłacona, warto zgłosić się wtedy do prawnika bądź do wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej. Oczywiście, każdy przedsiębiorca może również działać na własną rękę – wtedy też musi on złożyć pozew we właściwym sądzie. Sąd, po rozpatrzeniu sprawy, wydaje tytuł egzekucyjny. Gdy zostanie on opatrzony klauzulą wykonalności, należy zgłosić się do komornika, który przeprowadzi egzekucję z majątku dłużnika. Czas trwania owej egzekucji jest zależny od wielu czynników, między innymi od:

• wielkości majątku, jaki posiada dłużnik,
• zaangażowania komornika w prowadzoną egzekucję.

Być może na tym etapie konieczne okaże się przeprowadzenie wywiadu gospodarczego, który pozwoli ustalić ukryty majątek, którym dysponuje dłużnik i z którego również można przeprowadzić egzekucję.

Jak zabezpieczyć się przed nieuczciwym klientem?

Istnieją sposoby, dzięki którym możemy zabezpieczyć się przed podjęciem współpracy z nieuczciwym klientem, który nie będzie skory do zapłaty należności. Wśród nich warto wymienić:

• faktoring,
• wystawienie faktury proforma na całą kwotę bądź na jej część,
• skonstruowanie umowy, w której znajdą się zapisy o dodatkowych karach nakładanych w przypadku nieotrzymania płatności w terminie.

Powyższe formy zabezpieczeń warto stosować w szczególności w przypadku nowych kontrahentów, z którymi do tej pory nie współpracowaliśmy.