Coraz szybsze tempo życia wymusza na nas usprawnienie w wykonywaniu obowiązków oraz opanowanie umiejętności właściwej organizacji pracy. Dzięki temu unikniemy sytuacji przenoszenia jej do domu lub zostawania w firmie po godzinach, co wpłynie nie tylko na lepsze tempo pracy, ale również wydajność i zadowolenie pracowników.

Nowoczesna technologia

Technologie XXI wieku z jednej strony ułatwiają nam życie i sprawiają, że np. wyszukanie danego hasła lub odpowiedzi na nasze pytanie odbywa się dzięki wystukaniu kilku klawiszów. Jednak mało kto potrafi ograniczyć się do wykorzystania Internetu wyłącznie w celach zawodowych. Jeśli już mamy włączony komputer, to przy okazji chętnie dowiemy się, co dzieje się w Polsce i na świecie, co słychać u naszych znajomych na Facebooku, jaka będzie temperatura, kiedy jutro będziemy jechać do pracy. Te „rozpraszacze czasu” potrafią nam zabrać nawet kilkadziesiąt minut dziennie! Nic dziwnego, że w tej sytuacji nie jesteśmy w stanie zrealizować projektu na termin. Jeżeli mamy silną wolę, możemy obiecać sobie, że przeglądanie Internetu dla własnych korzyści i potrzeb zostawimy na czas po godzinach pracy. Jeśli jednak nadal będziemy zaglądać na strony niezwiązane z naszą pracą, konieczne będzie zablokowanie niepożądanych witryn. Jest to coraz częściej stosowana metoda przez pracodawców i dotyczy przede wszystkim portali społecznościowych.

Są sytuacje, w których właściciel firmy nie ma dużego wpływu na organizację pracowników. Dotyczy to głównie indywidualnych sposobów organizacji, z których najpopularniejsze jest prowadzenie kalendarza. Osoby, które na bieżąco notują oraz zapisują różne informacje, obowiązki i terminy na ich wykonanie mają większą szansę na lepsze zorganizowanie w wykonywaniu zadań na czas. Dobrym ruchem ze strony pracodawcy może być np. zlecenie wykonania kalendarzy firmowych i wręczenie ich pracownikom na koniec roku.

Organizacja miejsca pracy

Rzeczą, której najczęściej nie zauważamy, a która pochłania nam mnóstwo czasu, jest obowiązek na stanowisku pracy. Najczęściej posiadamy na biurku za dużo niepotrzebnych rzeczy, dlatego warto ograniczyć się do niezbędnego minimum. Powinniśmy trzymać na nim organizer na przybory biurowe i pojedyncze karteczki, uporządkowane dokumenty, kalendarz, laptop lub monitor w przypadku komputera stacjonarnego oraz lampkę, jeśli pracujemy w godzinach wieczornych. Możemy sobie pozwolić na postawienie zdjęcia kogoś bliskiego lub małej roślinki. Wszystkie przedmioty powinny mieć swoje stałe miejsce i znajdować się w zasięgu naszej ręki. W ten sposób poprawi się nie tylko sama organizacja, ale również komfort pracy.

Co z komunikacją między pracownikami?

Jeżeli prowadzimy firmę, musimy zadbać o usprawnienie komunikacji między pracownikami, szczególnie w sytuacji wspólnego wykonywania projektów. Warto pomyśleć o przeznaczeniu jednego dnia na wyjazd lub spotkanie integracyjne. Obowiązkiem przełożonego jest również jasne i konkretne rozdzielanie zadań. W tym celu musi on informować zatrudnione osoby, które projekty są najważniejsze i należy je wykonać w pierwszej kolejności, a na które można poświęcić trochę więcej czasu. Pracownik musi wiedzieć co wchodzi w zakres jego obowiązków oraz jaki jest ostateczny termin oddania projektu.

Firma, która cechuje się dobrą organizacją pracy, powinna być również nowoczesna. Na pomoc przychodzą nam oferty firm produkujących specjalne identyfikatory plastikowe. Jest to coraz częściej wdrażane rozwiązanie. Taka karta jest swego rodzaju wizytówką, na której znajduje się imię i nazwisko pracownika, nazwa firmy, w której jest zatrudniony, nazwa zajmowanego stanowiska oraz czytelne zdjęcie. Dla osoby korzystającej z usług naszej działalności, jest to znak, że firma stawia na nowe rozwiązania, jest prestiżowa oraz budzi zaufanie. Innym zastosowaniem kart jest również wykorzystywanie ich jako przepustki do budynku firmy lub poszczególnych pomieszczeń. Przyłożenie jej do bramki zajmie nam znacznie mniej czasu niż wyjęcie całego pęku kluczy i odnalezienie tego, który akurat będzie pasował do zamka. Jest to kolejna czynność, która z pozoru wydaje nam się oczywista, lecz tak naprawdę zabiera sporo czasu już na samym początku naszej zmiany.

Jeśli uda nam się zrealizować każdy punkt naszego planu i wcielenie ich w życie, z pewnością zauważymy poprawę efektywności pracowników przy znacznie mniejszej ilości czasu. Właściciel każdego przedsiębiorstwa powinien wiernie trzymać się zasady: dobra organizacja pracy to podstawa działania profesjonalnej firmy.