W dzisiejszych czasach żadna firma nie obędzie się bez samochodu. Samochód to priorytet by istnieć na rynku. Nie ważne czy jest to firma produkcyjna, czy innego typu działalność gospodarcza samochód jest rzeczą niezbędną by móc prowadzić własny interes. Wiadomo, że na początku, kiedy dopiero rozkręcamy biznes każdy grosz się liczy i nie zawsze zaraz na początku stać nas na zakup auta firmowego.
Z pomocą przychodzą nam tutaj wypożyczalnie samochodów. Każdy przedsiębiorca ma prawo wypożyczyć samochód na firmę i eksploatować go według własnych potrzeb. Wypożyczenie samochodu to nic innego jak podpisanie umowy z wypożyczalnią na korzystanie z ich środka transportu na czas, jaki został wyznaczony w umowie. Każde takie wypożyczenie wiąże się jednak z kosztami. Do kosztów tych musimy zaliczyć: czynsz za wynajęty samochód, ubezpieczenie, paliwo, wymianę olejów, drobne i większe naprawy oraz inne koszty eksploatacyjne jak choćby opłata za przejazd autostradą, opłata miejsca parkingowego itd. Warunkiem zaliczenie wyżej wymienionych wydatków do kosztów firmy jest prowadzenie przez firmę ewidencji przebiegu samochodu, czyli tak zwanej kilometrówki. Jest jednak jeszcze jeden warunek, który trzeba spełnić.
Suma wydatków z tytułu używania auta wynajętego nie może przekroczyć limitu wynikającego z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu samochodu jak i również nie może przekroczyć wyznaczonej stawki za jeden kilometr. Aby móc wrzucić w koszty paliwo, jakie zużywamy jeżdżąc wynajętym samochodem musimy brać faktury za nie. Na każdej takiej fakturze powinien widnieć również numer rejestracyjny używanego przez nas samochodu, za który chcemy odliczyć od podatku paliwo.
Wynajem samochodu a czynsz i ubezpieczenie.
Ubezpieczenie od wynajętego samochodu możemy wciągnąć w koszt firmy tylko wtedy, gdy na umowie jasno widnieje wskazanie, ze koszt ubezpieczenia samochodu ponosi najemca. Ubezpieczenie samochodu można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko i wyłącznie wtedy, gdy nie został przekroczony wyznaczony limit kilometrówki. Jeżeli chodzi o rozliczanie czynszu za wynajem samochodu, przedsiębiorca może to zrobić od końca stycznie, 2013 kiedy to Minister Finansów wydał rozporządzenie. Koszt ten można odliczyć bezpośrednio w kosztach podatkowych w całości bez limitu kilometrówki.
Wynajem samochodu innego niż samochód osobowy.
Jeżeli mowa o samochodach innych niż osobówki, prowadzenie tak zwanej kilometrówki nie jest wymagane, bo można było ująć koszty w księdze przychodów i rozchodów. Pełne odliczenie podatku VAT przysługuje wtedy, gdy pojazd posiada ładowność większą niż 3, 5 tony lub gdy jest to van bądź inny pojazd wielofunkcyjny z jednym rzędem siedzeń. W takich przypadkach można odliczać 100% VAT bez żadnych innych kryteriów, które trzeba spełnić.
Ograniczenia w odpisywaniu VAT-u.
Ograniczenia w odliczaniu od podatku od użytkowania samochodu osobowego są stosowane niezależnie od tego czy samochód jest własnością firmy, wynajęty, dzierżawiony, w leasingu, lub innej umowie podnajmu. Podatnikowi przysługuje odliczenie podatku w kwocie stanowiącej 50% kwoty wynikającej z faktury. Ograniczeń tych nie stosuje się w przypadku samochodów osobowych wynajętych, jeżeli sposób ich wykorzystywania wyklucza używanie ich do celów prywatnych. Przedsiębiorcy jednak umiejętnie rozwiązali tę sprawę. Wiadomo, ze ciężko jest udowodnić, że samochód używany jest tylko i wyłącznie do celów służbowych. Aby nie mieć z tym problemów przedsiębiorstwo wprowadziły regulaminy dotyczące wynajmu samochodów służbowych.
Często za symboliczna złotówkę czynszu wypożyczają samochody służbowe swoim pracownikom, aby mogli z nich korzystać również w celach niezwiązanych z pracą. Jeżeli to świadczenie, o jakim mowa jest w formie odpłatnej a reszta eksploatacji samochodu osobowego służy wyłącznie celom służbowym to w takim przypadku przedsiębiorcy przysługuje odliczenie VAT-u w całej kwocie, czyli 100%. Sytuacja jest więc bardzo korzystna a przedsiębiorca uzyskuje w ten sposób dodatkowe oszczędności.
A czy wypożyczalnia samochodów nie może być zwolniona z podatku VAT jeżeli wypożycza samochód osobie fizycznej, która nie potrzebuje faktury?
Czy przedsiębiorca który wynajmuje samochód osobowy i odlicza od wydatków związanych z samochodem tzn. np za paliwo tylko 50% vat musi prowadzić kilometrówkę ?