Podobnie jak telefony, komputery i projektory, kopiarka/drukarka jest niezbędnym wyposażeniem automatyki biurowej. Ponieważ jednak koszt tych maszyn zwykle pochłania dużą część budżetu, rozważanie zakupu, leasingu lub wynajęcia kopiarki/drukarki jest powszechną kwestią dla większości firm. W tym artykule omówimy różnice pomiędzy kupnem, leasingiem a wynajmem kopiarki/drukarki.

Kupno a leasing a wynajem – koszt

Mówiąc prościej, zakup kopiarki/drukarki to jednorazowa wymiana pieniędzy na aktywa. Ta opcja często wymaga ogromnej kwoty z góry. Może to być zbyt kosztowne dla firm rozpoczynających działalność, które są zaopatrywane w gotówkę, a także dla firm z niewielkimi lub napiętymi przepływami pieniężnymi. Chodzi tu o koszt alternatywny – czy tę ryczałtową kwotę należy przeznaczyć na zakup kopiarki/drukarki, czy może lepiej wykorzystać ją na inne inwestycje?

Pod względem kosztów leasing lub wynajem kopiarki/drukarki jest bardziej opłacalny, ponieważ w przeciwieństwie do zakupu, leasingu i wynajmu nie wiąże się z nakładaniem kapitału z góry. Zamiast tego zostanie ustalona i uzgadniana z góry stała miesięczna opłata. W ten sposób firmy mogą zachować swój kapitał obrotowy i mają swobodę wyboru między dzierżawą a wynajmem.

Kopiarka/drukarka długoterminowa a krótkoterminowa

Typowy okres leasingu lub umowy najmu może wynosić od 3 do 5 lat. Oczywiście dłuższy okres zatrudnienia przekłada się na niższą miesięczną ratę, ponieważ kwota kapitału jest amortyzowana przez dłuższy okres. Jest to dobra opcja dla firm o wysokim wskaźniku wykorzystania swoich kopiarek/drukarek.

Biorąc to pod uwagę, istnieją również krótkoterminowe kadencje, od kilku miesięcy do roku. Jeśli firma jest niepewna swoich perspektyw biznesowych lub ma niski wskaźnik wykorzystania, najlepiej będzie skorzystać z krótkoterminowej umowy leasingu lub wynajmu kopiarki/drukarki, zamiast kupować ją. Takie firmy mogą również rozważyć odnowioną maszynę, ponieważ będzie tańsza.

Wydzierżawiając lub decydując się na wynajem drukarek zamiast kupować kopiarkę/drukarkę, pomaga również zabezpieczyć się przed starzeniem się z powodu szybkiego i stale ewoluującego cyklu technologicznego. Opcja odświeżania technologii, która pozwala firmom regularnie aktualizować istniejącą infrastrukturę IT, jest zwykle dostępna w przypadku długoterminowej kadencji. W przeciwnym razie zapytaj o tę opcję.

Kupno vs. leasing vs. wynajem – usługi serwisowe

Kopiarki/drukarki wymagają stałej konserwacji. Niektóre usługi konserwacyjne obejmują robociznę związaną z naprawą awarii, wymianę części zamiennych oraz uzupełnienie tonera i materiałów eksploatacyjnych.

Przy zakupie kopiarki/drukarki usługi serwisowe są zwykle ograniczone do określonego okresu gwarancyjnego lub czasami w ogóle nie są uwzględniane. Podobnie przy leasingu kopiarki/drukarki maszyna jest oddawana w leasing od leasingodawcy do leasingobiorcy. Odpowiedzialność za utrzymanie spoczywa na najemcy, co oznacza, że ​​usługi serwisowe nie są w ogóle uwzględnione. Jednak w niektórych przypadkach umowa o świadczenie usług serwisowych może być dodana odrębnie od umowy leasingowej.