Pracodawcę o powodzie nieobecności należy poinformować osobiście, telefonicznie, przy użyciu poczty elektronicznej niezwłocznie. Później można dostarczyć dokument zwolnienia lekarskiego za pomocą osób trzecich np. rodziny lub drogą pocztową – przy czym liczy się data stempla pocztowego. Zgodnie z przepisami obowiązującymi i stanowiskiem ZUS pracownik ma obowiązek dostarczyć dokument L4 swojemu pracodawcy nie później, niż do siedmiu dni licząc od dnia kolejnego po dacie wystawienia L4. Warto o tym pamiętać, ponieważ za każdy dzień spóźnienia w przedłożeniu zwolnienia traci się 25 % wartości świadczenia, a przysługujący wymiar zasiłku będzie naliczany dopiero od dnia przekazania zwolnienia.
Kiedy doręczyć zwolnienie lekarskie?
To zależy od przyczyny nieobecności i rodzaju choroby. W nagłych przypadkach, pracodawca powinien zostać niezwłocznie powiadomiony o przyczynie oraz szacowanym czasie nieobecności pracownika. Pamiętać należy, że ta informacja powinna zostać dostarczona do zakładu pracy nie później niż drugiego dnia nieobecności na stanowisku. Ma to związek z przepisami oraz koniecznością zachowania ciągłości pracy przez firmę lub znalezieniem kogoś na zastępstwo. Dlatego też pracownik ma obowiązek przekazania tej informacji, w momencie gdy pozna przyczynę lub będzie mógł przewidzieć okres nieobecności.
W przypadku zaplanowanych wcześniej badań czy też pobytu w szpitalu pracownik powinien poinformować o tym fakcie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby jego nieobecność nie wpłynęła niekorzystnie na działanie firmy.
Komu przekazać dokument poświadczający zwolnienie lekarskie
Zgodnie z obowiązującym kodeksem pracy, pracownik winien dostarczyć dokument L4 pracodawcy lub osobie do tego upoważnionej w firmie, może to być bezpośredni zwierzchnik lub osoba odpowiedzialna za sprawy kadrowe. Można również przesłać taką informację do zakładu pracy pocztą, przy czym najlepiej wtedy zrobić to za pomocą listu poleconego lub opcji listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, aby w razie jakichkolwiek wątpliwości mieć dokument potwierdzający dopełnienie obowiązku.
Jednak w razie jakichkolwiek wątpliwości najlepiej jak najszybciej skontaktować się z działem kadr pracodawcy. Tam też zostaną udzielone dodatkowe informacje dot. wewnątrzzakładowego kodeksu, który również może regulować tę kwestię. Pamiętajmy o tym, zwłaszcza, że iż fakt nie dostarczenia informacji o powodzie nieobecności może skutkować przykrymi konsekwencjami w postaci zwolnienia w trybie dyscyplinarnym.
Uwaga- zmiany!
W ubiegłym roku został przyjęty projekt nowelizacji ustawy o świadczeniach pieniężnych ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw, który ma zrewolucjonizować i maksymalnie przyśpieszyć informowanie pracodawcy za pomocą systemu cyfrowego.
Docelowo zakłada się, że papierowe zwolnienia zostaną zastąpione elektronicznymi ( e-zwolnieniami). Jednak, aby nie wprowadzać zbytniego zamieszania przez najbliższe dwa lata tj. 2015-2017 będą obowiązywały obie formy zwolnień lekarskich. Natomiast od 2018 r. zwolnienia lekarskie w postaci, którą znamy, a mianowicie dokumenty na druku L4 znikną- przyjmowane będą wyłącznie e-zwolnienia. Wtedy też zmieni się sposób informowania pracodawcy. Mianowicie, poprzez użycie specjalnego systemu elektronicznego, informacja o fakcie wystawienia zwolnienia, łącznie z przewidywanym okresem niezdolności do pracy oraz powodem w postaci kodu choroby, będzie przesyłana do zakładu pracy i ZUS automatycznie.
L4 w wersji papierowej, będzie wydawane jedynie w sytuacjach awaryjnych takich jak kłopoty z systemem elektronicznym czy problemy z łączem. Papierowe zwolnienie będzie mógł również wystawić lekarz podczas wizyty domowej.
Pomysł ten nie wszędzie spotkał się z akceptacją
Ministerstwo Pracy utrzymuje, że przełoży się to na oszczędności w kasie Państwa, bowiem system nie będzie wymagał obsługi pracowniczej do ręcznego wprowadzania zwolnień do systemu oraz ułatwi kontrole zasadności wystawionych zwolnień lekarskich.
Informacji prawniczych udzielił nam pracownik strony z poradami prawnymi: www.przyjaznyprawnik.pl