Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rodo), które weszło w życie w maju 2018 r., odnosi się do nowego zestawu zasad, za pomocą których Unia Europejska (UE) chce wzmocnić i ujednolicić ochronę danych dla wszystkich obywateli UE. Zgodnie z tym, chodzi o ogromne implikacje rozciągające się na praktycznie wszystkie obszary przedsiębiorstwa, a głównym celem jest wzmocnienie ochrony danych klientów. Każda firma obsługująca klientów w UE – musi zapewnić zgodność z rodo lub grzywnę w wysokości do 4 procent rocznych przychodów globalnej firmy.

Do tej pory większość proponowanych przepisów dotyczących rodo koncentrowała się na elektronicznych danych klientów – w jaki sposób są:

• gromadzone,
• przetwarzane,
• udostępniane,
• przechowywane.

Około 60 procent danych klientów znajdujących się w dokumentach biznesowych sprawia, że rodo ponownie rzuca światło na ochronę zarządzania nimi. Wiele organizacji stosuje już zaawansowane polityki, które obejmują protokoły zatrzymywania danych oraz możliwość audytowania elektronicznych zapisów i dokumentów, w tym użytkowników, którzy obejrzeli dokument, to ile razy plik został otwarty i inne dane dostępu do plików. Mimo to, systemy zarządzania dokumentami zwykle nie mają możliwości zarządzania fizycznymi zapisami, co jest niezwykle istotnym elementem zgodności z rodo.

Ochrona dokumentów papierowych zgodna z rodo

Proponowane jest elektroniczne środowisko biznesowe jako jedno rozwiązanie łagodzące zgodność z rodo. Biuro bez papierowych dokumentów, pozbawione wyposażenia jakim są meble metalowe nie jest nową koncepcją. W rzeczywistości już dawno przewidywano istnienie korporacji bez papieru. Dzisiaj, cztery dekady później organizacje wciąż wykorzystują elektroniczną rzeczywistość w dużej mierze opartą na szlachetnych celach, takich jak zarządzanie środowiskiem i redukcja odpadów.

Papier przetrwał, ponieważ mimo iż komunikacja cyfrowa jest często idealna do krótszej korespondencji, ludzie są bardziej biegli w czytaniu i absorbowaniu dłuższych treści w jej fizycznej, drukowanej formie. Według jednego z badań z 2016 r. 92 procent studentów preferuje czytanie na papierze, podkreślając potrzebę integracji tradycyjnego zarządzania dokumentami papierowymi i cyfrowymi. Rozważ przykład pracownika wykonującego wydruki cyfrowego pliku: polityka przechowywania rodo może zniszczyć plik cyfrowy, ale jeśli papierowa wersja nadal znajduje się w szufladzie biurowej, wytyczne zostają naruszone.

Wytyczne

Polityka rodo określa kilka zasad dotyczących danych osobowych klientów. Obejmują one postanowienia, że dane mogą być przechowywane tylko tak długo, jak to konieczne i przetwarzane w odpowiedni sposób w celu zachowania bezpieczeństwa. Czy więc meble metalowe wystarczą? Nie wystarcza też zgodność z rodo – firmy muszą również wykazać zgodność. Biorąc pod uwagę intencje regulacyjne, łatwo zauważyć, w jaki sposób fizyczne dokumenty biznesowe reprezentują istotne ryzyko braku zgodności z rodo.

Jednak posiadając dokumenty papierowe trzeba dbać o ich bezpieczeństwo. Jak to zrobić? Możesz poczytać o tym tutaj.